חמישה טיפים לניהול ישיבת צוות מוצלחת

March 20, 2016

נכנסתם למשרד. בדקתם את הלו״ז. הופה, ישיבת צוות. 

עכשיו נשאלת השאלה - האם יישאר לכם זמן לעבוד?

 

להלן מספר טיפים שיסייעו לכם לנהל את הישיבה הבאה בצורה אפקטיבית וממוקדת.

  • לקראת הישיבה

  1. לוודא נוכחותו של מי רצויה ונחוצה באמת

  2. בדיקת תקינותם של האמצעים הטכנולוגיים הנדרשים

  3. הכנת רשימת נקודות שיש לתת עליהן את הדעת בישיבה

 

  • הגדירו לעצמכם בצורה ברורה מה תרצו להשיג בישיבה, מה הם התוצרים הרצויים. קחו בחשבון את משך זמן הישיבה, את מספר הנוכחים, את סיעור המוחות וכן שיחות סרק שיתנהלו במהלכה. לאחר שתעשו זאת, נסחו לעצמכם תוצרים ריאליים המתורגמים לנקודות סיום בעלות ציר זמן מוגדר וברור. ״אני רוצה שתוגש לי רשימת מסקנות עד יום ראשון הבא״, או למשל ״אני מסמן את ה22 לחודש כסיום שלב א׳״.

 

  • הגדירו בינכם לבין עצמכם את נהלי הדיון הרצויים לכם ולאחר מכן ודאו שאתם מבהירים אותם הלאה כבר בתחילת הישיבה.  כשאתם מחליטים על האסטרטגיה חישבו האם אתם רוצים לערוך סבב בו כל אחד מהמשתתפים יביע את דעתו, האם תפתחו בסיעור מוחות שיניב כמה שיותר פירות, האם תרצו להציג כללי יסוד כמו ״חבר׳ה, אני מבקש להימנע מבדיחות ושיחות חולין״ וכדומה. הגדרה והסכמה על נהלים יקלו על ניהול הדיון ועל ההשתתפות בו כיוון שהמשתתפים יבינו את חלקם, את המצופה מהם ואת האופן בו יוכלו לתרום לו.

 

  • ניהול זמן במהלך הישיבה הוא בגדר הכרח. הקציבו זמן מוגדר ומציאותי לכל נושא העומד על סדר היום על פי חשיבותו. במהלך הישיבה הקפידו שאינכם חורגים מפרק הזמן שהקצבתם. על מנת לעשות זאת, שימרו על גישה אסרטיבית ועל אוירה עניינית ככל הניתן.

 

  • הישיבה אינה מסתיימת ברגע שהמשתתפים עוזבים את החדר - במטרה להבטיח את יישום התוצרים שהועלו בו, מומלץ להפיץ את פרוטוקול הישיבה למי שנכח בה. הנושאים שהועלו לדיון, החלטות, אחראים לביצוע המטלות (כולל צירי הזמן המוסכמים לביצוע) וכן הלאה. את הפרוטוקול כדאי לשלוח בסמוך למועד הישיבה. 

 

אז קדימה, תפתחו יומנים. 

שנשב?

;-)

Share on Facebook
Please reload

כתבות אחרונות

August 2, 2016

Please reload

© כל הזכויות שמורות לקואופרטיב 2017

  • Facebook - White Circle
  • Facebook - White Circle
לוגו הקואופרטיב
ווטסאפ